Бизнесменам доступны разные сервисы автоматизации, которые снимают часть рутинных задач с сотрудников и освобождают время для важных задач. С помощью облачных инструментов и десктопного софта можно повысить эффективность работы склада или структурных подразделений компании.

Особенности системы

Сервис «МойСклад» пользуется популярностью у российских предпринимателей. Пользователи любят его за широкие возможности, лояльную техническую поддержку и большое количество интеграций. Облачная платформа подходит для малого и среднего бизнеса. Под крупное предприятие при необходимости его можно адаптировать, но придётся искать программиста для модификации системы на базе API.

«МойСклад» — первый облачный сервис для управления складом в России. Подходит для интернет-магазинов и офлайн-предприятий. Развитие платформы началось ещё в 2008 году. Одним из первых инвесторов стала российская компания 1С. Это значит, что у сервиса по умолчанию есть интеграция с одноимённой системой бухгалтерского учёта.

С 2008 по 2020 год более 1,5 млн компаний протестировали возможности облачной платформы. Большинство из них остались постоянными клиентами сервиса и оценили его преимущества. Среди главных особенностей: офлайн-работа и удобное мобильное приложение. Сервис работает на базе облачной инфраструктуры, но данные можно сохранять и без доступа к сети. После восстановления соединения, они автоматически синхронизируются с базой данных.

«МойСклад» идеально подходит для розничной торговли. Программное обеспечение полностью соответствует федеральному законодательству о применения контрольно-кассовой техники. После настройки интеграции с онлайн-кассой данные о продажах и возвратах будут автоматически уходить в налоговую инспекцию.

Команда сервиса реализовала инструменты для оптовой торговли: резервирование товаров, поддержка мультискладов, массовые рассылки, учёт продаж и финансовых показателей. Крупным ритейлерам пригодится поддержка нескольких валют.

Удобство интерфейса

Знакомство с административной панелью сервиса начинается с короткой формы регистрации. Для создания учётной записи понадобится только email и телефон. В отличие от конкурентов, «МойСклад» не начинает атаковать новых клиентов после регистрации. Подтверждения по почте или SMS тоже нет. После ввода данных в форму можно начинать работу.

Первое впечатление, которое возникает при знакомстве с интерфейсом административной панели — огромный масштаб. В меню много вкладок и вложенных пунктов. С первых секунд понятно, что инструмент создавался ни один год и надо потратить время на изучение базовых возможностей.

В настройках справочного раздела доступен ознакомительный тур по системе. После запуска появятся интерактивные подсказки, которые помогут быстрее вникнуть в особенности платформы. Обучение состоит из 5 шагов. На первом надо будет заполнить информацию о компании, затем добавить товары, создать тестовое поступление, управлять остатками и посчитать прибыль.

Главное меню состоит из двухуровневой структуры. Родительские пункты содержат дочерние вкладки. По клику на главный элемент открывается вложенное меню. В каждой вкладке есть инструменты для работы с разными сущностями. Удобная структура обеспечивает быстрый доступ к нужным вкладкам и максимально комфортный процесс обучения.

Интерфейс платформы спроектирован так, что страницы грузятся без обновления вкладки в браузере. По клику меняется контент в центральной области. От действия до обновления данных проходит в среднем 2-3 секунды. В отзывах пользователи часто говорят о быстродействии системы, а это значит, что «МойСклад» легко справляется даже с большим объёмом данных. Количество товаров, поставщиков или заказов не влияет на скорость загрузки админки.

Главное меню состоит из 10 пунктов. В правой части отображается панель уведомлений, справочный раздел и виджет с профилем пользователя. Оповещение и библиотека знаний тоже открываются без перезагрузки страницы. Пройденные уроки подсвечиваются разными цветами, а чуть ниже отображаются контакты персонального менеджера.

Административная панель вызывает исключительно положительные эмоции. При тестировании сервиса для обзора интерфейс загружался быстро и не зависал. Структура и оформление разных вкладок продуманы до мелочей. Уже через несколько минут работы возникает ощущение, что «МойСклад» всегда был частью рабочих процессов.

Единственный минус, который был замечен в панели администратора — горизонтальная прокрутка. Последний пункт меню не помещается в рабочую область и приходится прокручивать страницу, чтобы кликнуть по нему. Недостаток влияет на работу, но не критично. Можно уменьшить масштаб страницы, чтобы все виджеты помещались в экран, но тогда шрифт пунктов меню станет чересчур мелким.

Функциональные возможности

На описание всех возможностей сервиса не хватит и нескольких статей, поэтому расскажем только про самые важные особенности, которые непосредственно влияют на рабочий процесс. «МойСклад» заслуженно называют продвинутым инструментом, решающим основные бизнес-задачи.

Главные возможности:

1. Автоматизированный импорт прайсов. Можно загрузить базу товаров из Excel вместе с модификациями, картинками и упаковками. Перед импортом данных придётся адаптировать файл под стандартный шаблон.
2. Управление несколькими точками. Оптимизация рабочих процессов в офлайне и онлайне без ограничения по количеству подключённых точек.
3. Рабочее место продавца. Виртуальная касса обеспечивает удобную регистрацию заказов, оформление возвратов, закрытие смены и сканирование штрихкодов. Реализована поддержка маркированных товаров и продажи в соответствии с 54-ФЗ.
4. Управление складом. Автоматизированные инструменты складского учёта помогают добавлять новые товары, работать с поставщиками или создавать накладные. Система подскажет, какую продукцию следует закупить в первую очередь на основе аналитики продаж. Уведомления не дадут пропустить важные события и помогут избежать критичных проблем.
5. Финансовые инструменты. Данные о всех поступлениях и списаниях собраны в одном месте. Предприниматели могут подключить синхронизацию с популярными российскими банками для выгрузки платежей и импорта платёжных поручений.
6. Встроенная CRM. База покупателей, статусы сделок, автоматическое заполнение реквизитов контрагентов, подробная карточка клиента. Воронка продаж поможет найти проблемные заказы и самые популярные товары.
7. Приложения для смартфонов. В них доступны все инструменты для управления бизнесом. От создания заказов и счетов до просмотра аналитики. Реализована мобильная касса для работы с курьерами.
8. Мощная аналитика. Финансовые показатели предприятия как на ладони: оборотные средства, остатки на складе, статистика продаж, прибыльные и убыточные товары. Можно настроить автоматическую рассылку отчётов по email для своевременного контроля важных показателей.
9. Подключение торгового оборудования. Для корректной работы онлайн-кассы реализована поддержка разных моделей фискальных регистраторов и сканеров.
10. Структурные подразделения. Можно объединять данные по нескольким юридическим лицам или филиалам для централизованного управления. В системе легко сочетаются ИП и ООО на разных системах налогообложения без покупки дополнительной кассы.
11. Импорт данных. Кроме прайсов, можно загружать в систему информацию о контрагентах и документы. Реализован экспорт в 1С для подготовки отчётности.
12. Интеграция с популярными CMS. В сервисе доступны модули для настройки подключения с магазинами на разных движках. Можно установить связь с маркетплейсами и социальными сетями.
13. Большое количество расширений. В списке интеграций онлайн-кассы, сервисы рассылок и аналитики, банки, службы доставки, сервисы IP-телефонии, онлайн-консультанты и инструменты автоматизации.
14. Гибкие настройки. «МойСклад» можно использовать на русском или английском языке, добавить поля в справочниках, создать шаблоны документов и управлять работой модулей.

«МойСклад» выходит за рамки складской системы, хотя инструмент ассоциируют исключительно с этой задачей. Сервис охватывает большое количество процессов, с которыми предприниматели имеют дело каждый день. Например, он помогает закрыть одну из главных проблем в работе торговых точек — работу с документами. В системе можно создавать накладные, закрывающие документы, товарные чеки, счета и напечатать серию документов в несколько кликов. После создания файлов можно отправить их по электронной почте.

Документы хранятся в облачном архиве и к ним можно получить доступ в любой момент. Визуальный редактор помогает быстро создавать ценники с уникальным оформлением. Рабочее место кассира полностью соответствует федеральному законодательству. Сотрудник проводит операции через фискальное оборудование, а руководитель может не беспокоиться о том, чтобы данные попали в налоговую. После настройки интеграции с дополнительными инструментами информация будет поступать к оператору фискальных данных.

«МойСклад» не только автоматизирует рабочие процессы, но и вовремя уведомляет о важных операциях. Например, когда срок действия фискального накопителя будет заканчиваться ответственные сотрудники получат оповещения.

Сервис работает на базе облачной инфраструктуры, поэтому использовать его можно на разных платформах. От стандартной Windows до Linux и приложений на мобильных устройствах. В каждом случае будет доступен полный набор инструментов для выполнения различных операций.

Преимущества работы с платформой особенно сильно ощутят владельцы интернет-магазинов с собственной курьерской службой. Мобильная касса в приложении закрывает все потребности в осуществлении торговых операций. Не надо покупать каждому курьеру отдельный фискальный регистратор. Можно печатать чеки из интерфейса и отправлять покупателям на email или в мессенджеры.

Приложения для мобильных устройств обеспечивают круглосуточный доступ к складу или базе клиентов. Можно формировать закупки, принимать заявки от клиентов или редактировать карточки контрагентов в магазине или метро.

При необходимости можно заказать интеграцию сервиса в рабочие процессы предприятия у партнёров. Этот вариант подходит средним и крупным предприятиям с нестандартной инфраструктурой.

Безопасность сервиса

Защитные протоколы важны для предприятий разного масштаба. Особенно, когда в облачной платформе хранятся данные о заказах, контрагентах, поставщиках и финансовых показателях компании. В сети нет информации о масштабных утечках данных из сервиса «МойСклад». Это значит, что разработчики позаботились о безопасности платформы.

Серверы, на которых собраны данные клиентов сервиса, хранятся в нескольких российских дата-центрах с защитой от чрезвычайных ситуаций. Благодаря распределённому доступу системы, можно оперативно переключить на запасной дата-центр и восстановить работу в случае возникновения масштабных неполадок.

Данные, которые передаются от пользователей на сервера, защищены SSL-шифрованием. Перехват информации практически исключен. Сервис не создаёт препятствий для миграции, вся информация принадлежит клиентам. В любой момент можно импортировать прайс или базу поставщиков в другой сервис или десктопный софт.

Для надёжного хранения информации предусмотрено резервное копирование. Данные перемещаются между несколькими серверами. При выходе из строя одного дата-центра, подключается другой. Обслуживанием оборудования занимаются опытные администраторы.

Распределённая система доступа обеспечивает конфиденциальность каждому сотруднику. Члены команды будут видеть только свою информацию, а руководители получат доступ ко всей экосистеме предприятия. Настроить права можно в профилях сотрудников.

Все операции, которые сотрудники выполняют в системе, попадают в журнал. Действия в аккаунте и редактирование файлов сохраняются. Можно посмотреть, кто внёс изменения и когда. Это очень удобно, так как легко найти сотрудника, который допустил ошибку при работе с важными документами.

«МойСклад» хорошо защищён, но не хватает двухфакторной авторизации и ограничения входа по списку доверенных IP-адресов. Управление правами пользователей открывается на одном из самых дорогих тарифов, маленьким компаниям придётся обходиться без них.

Техническая поддержка

Сразу после регистрации в личном кабинете появляется всплывающее окно с предложением обратиться к персональному менеджеру. При необходимости можно запустить онлайн-чат и задать вопрос свободному оператору. На наш тестовый запрос ответили через 20 минут.

Отзывы клиентов показывают, что техническая поддержка работает приемлемо, но иногда отвечает слишком долго и не помогает довести проблему до логического завершения. Поддержка доступна и на бесплатном тарифе, но в приоритете, наверняка, владельцы платных тарифов.

Ответы на распространённые вопросы собраны в библиотеке знаний. Справочный раздел отличается удобной структурой. В статьях есть видеоролики, а важные особенности выделяются блоками внимания.

Преимущества и недостатки

Клиенты чаще всего хвалят сервис за:

• широкие возможности;
• большое количество интеграций;
• поддержку онлайн-касс;
• высокое быстродействие;
• лояльную техподдержку.

Критичные минусы:

• маленький объём дискового пространства;
• высокая стоимость для больших компаний;
• недостатки в работе дополнительных модулей.

Тарифные планы

В сервисе 4 платных тарифа, которые отличаются стоимостью, доступными модулями и количеством активных сотрудников. Крупным предприятиям придётся выбрать самый дорогой тариф и оплатить дополнительные рабочие места, если членов команды больше 10.

Можно бесплатно тестировать возможности сервиса 14 дней на любом тарифе. У бесплатной подписки нет ограничения по сроку действия. Она подойдёт небольшим предприятиям, где работает один менеджер и подключено не больше одной точки продаж.

«МойСклад» закрывает все потребности предпринимателей и автоматизирует многие задачи. Руководители смогут отслеживать эффективность предприятия в реальном времени, а сотрудники получат удобные инструменты для решения рабочих вопросов.