Маркетплейсы позволяют быстро войти e-commerce-бизнес: они дают площадку для размещения товаров, берут на себя задачи по организации логистики, транзакции средств, решению других задач. Для сотрудничества с платформами требуется перечень документов, подтверждающих владение бизнесом (компанией, ИП, обществом), подлинность товаров, соблюдение условий хранения, транспортировки и эксплуатации, если речь идет о каких-то специфических продуктах. Если такие документы отсутствуют или представлены в некорректном формате, то ни одна платформа не начнет сотрудничество с продавцом.

Какие документы нужны для торговли на маркетплейсах

Их можно разделить на две основные категории:

• документы для регистрации. Подтверждают, что вы являетесь юридическим лицом или его представителем, принимая оферту конкретной площадки. Без них не получится начать бизнес на маркетплейсе, но есть площадки, которые требуют все документы по запросу покупателей, например, Wildberries;
• документы на продаваемые товары, чаще всего предоставляемые по запросу. Вы можете начать сбыт без предварительного предоставления сертификатов и прочей документации администрации, но если подобный запрос поступит, то придется направить нужный перечень немедленно (чаще всего в течение суток). В противном случае возможна блокировка не только конкретной товарной позиции, но и всего магазина. 

До начала работы важно убедиться в том, что необходимые документы есть в наличии, даже если сразу они не понадобятся.

Регистрационные документы

На большинстве площадок их запрашивают у будущих продавцов во время регистрации. Один из основных документов – принятие оферты площадки, он подписывается в ходе регистрации. Чаще всего требуется только заполнить анкету, ввести номер телефона, ИНН. По этим данным администрация проводит проверку по базам, часто ни сканов, ни копий подтверждающих документов не требует.

Перед началом сотрудничества с выбранным маркетплейсом требуется принять его оферту, подтверждая свое согласие на определенные условия. Продавец не может вносить изменения в оферту: он либо соглашается, ставя галочку у пункта-подтверждения, либо отказывается от работы.

Есть площадки, например, Aliexpress, где процесс соглашения с условиями выстроен по более сложной схеме. Вам не просто нужно поставить галочку, а отправить свою электронную подпись. Для этого нужно найти оператора электронного документооборота, через которого можно было бы поставить подпись. Альтернатива – отправка подписанной бумажной копии по почте, но метод устарел из-за низкой скорости и риска потери документа в пути.

Администрация маркетплейсов проверяет потенциального продавца в базах налоговой по ИНН, но некоторые документы лучше сразу загрузить в личный кабинет:

• скан-копию главной страницы паспорта индивидуального предпринимателя или владельца компании;
• выписку из ЕГРИП для ИП или из ЕГРЮЛ для компаний и сообществ.

Запрос этих документов зависит от конкретной площадки – один маркетплейс делает его сразу же перед размещением товаров, а другой – только при возникновении проблем. На всякий случай сканы перечисленных документов лучше загрузить сразу.

Документы на товары

Это уже более объемный раздел, так как в зависимости от типа товара, его реализации, поставки перечень необходимых документов и требований может различаться. В основном маркетплейсы требуют приложить подтверждения, что товар не причинит вреда покупателю. Если он может быть потенциально опасен, то потребуется разрешение на продажу. Например, это относится к медицинским препаратам.

К документам, подтверждающим безопасность товара относят:

• декларацию соответствия;
• сертификат соответствия;
• отказное письмо.

Определить, какой документ точно нужен на данный тип товара можно в базе знаний маркетплейса. На всех крупных платформах такая имеется, также можно обратиться в службу поддержки. Если в базе знаний вашего товара или его типа нет, то можно обойтись отказным письмом, которое означает, что продукт не подлежит обязательной сертификации и декларированию.

Нужные документы запрашивайте напрямую у производителя или его представителя. Обычно, производители сами дают весь необходимый перечень бумаг своим продавцам: делать отдельный запрос документов вам не потребуется. Однако, если их нет, придется связываться с поставщиком и запрашивать их. Если поставщик не может предоставить документы, то их можно попытаться оформить самостоятельно, для чего нужно обратиться в сертификационные центры. Местные специалисты должны помочь вам с оформлением: условия и цены в разных центрах могут отличаться.

Маркировка

В 2022 году маркировать товары нужно кодом Data Matrix. Его ставят на определенные группы товаров, однако к 2024 году список планируется расширить практически на все категории. Код становится недействительным и выводится из общей базы данных, как только товар доходит до конечного покупателя.

Если право собственности на товар переходит к маркетплейсу, то вам придется передать документ с кодами на товар. Например, при работе по схеме FBO на OZON вам потребуется передавать коды. Для передачи используется универсальный передаточный документ – УПД. Если же вы работаете по такой схеме, когда передавать никому ничего не нужно, то коды Data Matrix остаются при вас. Однако вам, как продавцу, придется самостоятельно выводить из системы «Честный знак» коды товаров, которые были проданы.

Схему работы с маркированными товарами уточняйте непосредственно в технической поддержке вашего маркетплейса. У каждой платформы есть свои нюансы, которые желательно учитывать.

Документация для брендов

Продавать товары чужого бренда и товарного знака можно, но только с разрешения правообладателя. Продавцу придется предоставить администрации маркетплейса все необходимые документы, подтверждающие разрешение на использование товарного знака. К ним относятся:

• лицензионный договор;
• договор на дистрибуцию;
• письменное, нотариально заверенное разрешение от правообладателя.

Эти документы формально не относятся к обязательным, однако администрация маркетплейсов проверяет, чтобы продавцы не продавали свои товары под чужим брендом без соответствующего разрешения. В случае жалобы правообладателя и у администрации площадки, и у вас могут быть проблемы, поэтому рекомендуется заранее подготовить всю необходимую документацию, если вы планируете продавать продукцию какого-либо бренда.

Может быть ситуация, когда вы продаете собственные авторские товары, в этом случае документы на владение брендом не потребуются. Если вы не хотите, чтобы вдруг кто-то другой начал использовать ваш товарный знак в собственных целях, то его рекомендуется зарегистрировать. Документы, подтверждающие регистрацию и ваше право владения, отправьте в поддержку маркетплейса или загрузите их в личный кабинет продавца, если есть такая возможность.

Документооборот между маркетплейсом и продавцом

Бизнесу для отчетности перед налоговой нужны документы, подтверждающие продажи, счета, акты выполненных работ и так далее. За все это часто отвечает маркетплейс, передавая необходимую документацию. Обмен ведется через систему электронного документооборота. Вся документация имеет электронную подпись и печать, благодаря чему ее можно в электронном виде прикреплять к отчетности перед налоговой.

В большинстве случаев маркетплейсы для обмена выбирают именно систему ЭДО – электронного документооборота. Однако есть несколько операторов, которые работают с этой системой. Маркетплейс должен сообщить, через какого оператора ведутся работы с документами. Здесь важное примечание: если вы уже работаете с каким-то оператором, то выясните, может ли он взаимодействовать с оператором маркетплейса. Если нет, то вам придется заключить договор с тем же оператором, с которым сотрудничает маркетплейс, или найти другую площадку с подходящими условиями.

Список документов для торговли на маркетплейсах

Рассмотрим, какие документы запрашивают 4 популярных в России маркетплейса: Wildberries, OZON, Яндекс Маркет, Aliexpress. Расскажем, какие есть особенности работы с ними.

Wildberries

Документы для регистрации. Ничего загружать не нужно – при регистрации вписывайте номер телефона и действующий ИНН. Администрация проверит данные в открытых источниках. В случае возникновения проблем могут запросить выписки ЕГРИП/ЕГРЮЛ.

Документы на товар. Их предварительно загружать не нужно, но необходимо предоставить по запросу администрации, который может поступить в любой момент.

Документы на бренд. Тоже не требуется загружать, но нужно быть готовым предоставить.

Работа с кодами маркировки. Их передавать не требуется, так как продавец сам выносит уже проданные позиции из системы «Честный знак», основываясь на отчетах, представленных Wildberries.

Документооборот. Wildberries отказался от использования систем ЭДО и отправляет документы в личный кабинет продавца в виде архива. Электронная подпись прилагается, поэтому продавец может направить эти документы напрямую в налоговую для формирования отчетности.

Самозанятые, зарегистрированные на Wildberries могут продавать только продукцию собственного изготовления, но не фабричную.

OZON

Документы для регистрации. Изначально нужно вписать номер ИНН в анкету регистрации продавца. Загрузить в личном кабинете выписку из ЕГРИП/ЕГРЮЛ для ИП или скан паспорта и свидетельство ИНН для самозанятых лиц. Документы рассматривают 1-2 рабочих дня, а затем дают оферту, с которой требуется согласиться.

Документы на товар. Если товара нет в списке ограничений OZON (перечень есть в базе знаний), то документы на него можно не загружать. Если администрация их запросит, то вы должны будете предоставить электронные копии в течение 3 рабочих дней.

Документы на бренд. У OZON есть список брендов, на которые документы нужны в обязательном порядке. Если вы сотрудничаете с брендом, которого в этом списке нет, то ничего загружать не потребуется.

Работа с кодами маркировки. Зависит от выбранной схемы:

• для FBO требуется передача кодов администрации OZON. Дальше с ними работает маркетплейс, в том числе и выводит из оборота, когда товар был продан;
• для FBS продавцу нужно указать коды в личном кабинете, но работать с ними придется самостоятельно.

Документооборот. Ведется по ЭДО с операторами «Диадок» и «СберКорус».

Яндекс Маркет

Документы для регистрации. Нужно указать номер ИНН, а также выбрать тип бизнеса. В зависимости от выбранного типа бизнеса выдается соответствующая анкета. Добавлять сканы каких-либо документов не требуется.

Документы на товар. На некоторые категории товаров документы не требуются: перечень можно найти в Яндекс Справке. В остальных случаях загрузка документов не обязательна, только по запросу администрации.

Документы на бренд. Показываются по запросу администрации или покупателей.

Работа с кодами маркировки. Полностью лежит на продавце. Администрация Маркета только проверяет их корректное заполнение в информации о товаре в личном кабинете продавца.

Документооборот. Есть возможность выбирать, работать в системе ЭДО или получать отчет напрямую от Яндекса на электронную почту. В первом варианте поддерживаются только операторы «Диадок» и «Тензор».

AliExpress

Документы для регистрации. Сама регистрация стандартная – нужно указать ИНН и заполнить анкету в зависимости от выбранного типа бизнеса. Дальше вам потребуется распечатать договор с площадкой, поставить в нем свою подпись и загрузить скан в личный кабинет. Нужно добавить скан паспорта, лист записи в ЕГРИП. Такая регистрация может занимать до нескольких недель. Есть вариант отправить документы в электронном виде через ЭДО, чтобы сократить процесс регистрации до нескольких дней.

Документы на товар. Есть так называемые «специальные товары», документы для которых требуется загружать в обязательном порядке. Их перечень можно посмотреть при заполнении карточки товара. «Обычные» товары добавления документов не требуют, но их в любой момент может запросить администрация.

Документы на бренд. Если вы продаете какой-то бренд, то добавление документов обязательно. Вас оповестят в процессе заполнения профиля.

Работа с кодами маркировки. Полностью лежит на продавце. Ничего на AliExpress выгружать не нужно.

Документооборот. Есть работа через ЭДО (оператор «Диадок») и вариант с отправление отчетности прямо на почту.

Заключение

Доминирующее количество маркетплейсов не требуют много документов – часто бывает достаточно только номера ИНН. На большую часть товаров тоже не требуются специальные разрешения. Однако вы должны будете предоставить перечень необходимых документов по первому запросу администрации. Обычно требования касаются сертификатов соответствия, данных о сотрудничестве с брендом, выписок. Если потребуются какие-то документы сверх этого, то про них будет написано в договоре оферты.