Эта статья нужна для того, чтобы объяснить владельцам сайтов и интернет-магазинов, какие документы обязательно надо выложить на своем сайте. Она будет полезна как физическим, так и юридическим лицам, у кого уже есть сайт или кто только собирается его создать.

Часто владельцы сайтов не придают значения тому, какие бумаги размещены у них на страницах. Или вообще не знают, какие документы должны быть. Но наличие определённых документов очень важно с юридической точки зрения. А ещё это помогает завоевать доверие клиентов и партнеров.

Далее в статье мы расскажем, какой минимум документов обязательно выложить на сайте. Дадим советы для интернет-магазинов. И подскажем дополнительные способы повысить доверие посетителей с помощью отзывов, сертификатов и других материалов.

Обязательные юридические документы

К обязательным юридическим документам, которые нужно разместить на сайте, относятся:

1. Устав компании или индивидуального предпринимателя.
2. Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН/ОГРНИП).
3. Свидетельство о постановке на налоговый учёт (ИНН).
4. Лицензии на осуществление деятельности (если это требуется по закону).
5. Политика в отношении обработки персональных данных.
6. Согласие на обработку персональных данных (для интернет-магазинов).

Эти документы подтверждают законность ведения бизнеса через интернет-ресурс. Их наличие на сайте обязательно с юридической точки зрения.

Далее мы рассмотрим каждый из перечисленных документов более подробно. Расскажем, зачем он нужен и где именно его нужно размещать на сайте.

Устав компании

Устав — это юридический документ, в котором указываются все ключевые данные о деятельности компании: полное и сокращенное наименование, организационно-правовая форма (ООО, АО, ИП и т д.), юридический и фактический адрес, цели создания, виды деятельности, порядок управления, права и обязанности, а также другие необходимые сведения. Устав нужен для того, чтобы зафиксировать правовой статус и направления работы компании в одном официальном документе.

Устав следует размещать на сайтах компаний. Для индивидуальных предпринимателей это необходимо, только если предусмотрено конкретным видом деятельности. Лучше всего создать на сайте специальный раздел «Документы» или «О компании», где и расположить устав. Можно также дать ссылку для скачивания этого документа в подвале сайта. Главное — чтобы посетители имели возможность найти и ознакомиться с уставом компании или ИП при желании.

Если не разместить устав на сайте, то это может рассматриваться как нарушение законодательства о раскрытии информации и повлечь административное наказание. Кроме того, могут возникнуть сложности при различных проверках и во взаимодействии с контрагентами.

Свидетельство о государственной регистрации

Свидетельство о государственной регистрации (или ОГРН/ОГРНИП) нужно для подтверждения юридического факта создания компании или регистрации индивидуального предпринимателя. Этот документ получают при обращении в налоговые органы.

Свидетельство ОГРН выдают организациям, а ОГРНИП — индивидуальным предпринимателям. В нём указывается основной государственный регистрационный номер записи, который будет идентифицировать компанию/ИП.

Этот документ обязателен к размещению на любом сайте компании или индивидуального предпринимателя в интернете. Рекомендуется публиковать в разделе «Документы» или «О компании».

Если свидетельство ОГРН/ОГРНИП не размещено на сайте, то это является нарушением законодательства. В итоге компанию могут оштрафовать. Кроме того, могут возникнуть проблемы с контролирующими органами.

Свидетельство о постановке на налоговый учёт

Свидетельство о постановке на налоговый учёт выдаётся при регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя, чтобы подтвердить факт регистрации в налоговых органах. В этом документе указывается идентификационный номер налогоплательщика — именно по нему налоговая инспекция определяет конкретную организацию или предпринимателя.

Согласно законодательству, свидетельство о присвоении ИНН необходимо обязательно размещать на любом сайте, принадлежащем юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Самое подходящее место для этого — специальный раздел «Документы» или «О компании».

Если свидетельство ИНН отсутствует на сайте компании или ИП, это рассматривается как нарушение закона о раскрытии информации. За такое нарушение могут последовать штрафы, а также возникнуть сложности во взаимодействии с контролирующими органами, клиентами, поставщиками и партнёрами.

Лицензии на осуществление деятельности

Лицензии требуются не для всех видов деятельности, а только для тех, которые представляют потенциальную угрозу окружающим. К таким относятся медицина, образование, транспортные услуги, банковская сфера и другие.

Лицензия — это разрешение от госорганов на право оказывать такие услуги. В лицензии прописывается конкретный вид деятельности, которым может заниматься организация. Без лицензии заниматься этими видами услуг нельзя.

Если компания оказывает лицензируемые услуги, она обязана опубликовать информацию о наличии лицензий на своем сайте. Размещают их в разделе «Документы» или «О компании». Указывают, на какой именно вид деятельности есть лицензия, номер и срок действия.

Если не опубликовать сведения о лицензиях на сайте, могут быть проблемы при проверках и взаимодействии с клиентами. К тому же за отсутствие на сайте информации о регулируемом виде деятельности законом предусмотрен штраф.

Если у вас есть сайт и вы занимаетесь лицензируемой деятельностью — обязательно опубликуйте там данные о полученных лицензиях. Это поможет избежать многих неприятных последствий.

Политика в отношении обработки персональных данных

Этот документ нужен для того, чтобы проинформировать пользователей сайта о том, какие персональные данные собирает компания, для каких целей и как именно будет использовать.

Размещать политику обработки персональных данных обязательно на любом ресурсе, где собирается или как-то используется персональная информация. Например, на сайтах интернет-магазинов, где требуется ввод имени, номера телефона, паспортных данных и т. д.

Такой документ лучше публиковать в подвале сайта, чтобы он был доступен с любой страницы ресурса. Можно сделать отдельный раздел или дать ссылку на политику из раздела «Документы».

Если не разместить такой документ и при этом собирать и использовать персональные данные посетителей сайта — это грубое нарушение закона. В этом случае грозит штраф до 75 000 рублей.

Если у вас есть ресурс, на котором как-то обрабатываются персональные данные – обязательно опубликуйте политику их обработки. Это избавит от многих рисков и проблем в будущем.

Согласие на обработку персональных данных

Это согласие нужно обязательно брать у пользователей сайта — покупателей в интернет-магазинах, клиентов организаций и так далее. Посредством него человек разрешает использовать и хранить его персональную информацию на законных основаниях.

Без явного согласия нельзя начинать сбор и использование персональных данных. Поэтому такое согласие обязательно публиковать прямо перед формами на сайте, где людям надо вводить свои данные: имя, номер телефона, паспорт и пр.

Ссылка на согласие на обработку данных размещается рядом с этими формами — например, перед формой заказа или обратной связи в интернет-магазине.

Если не брать согласие у человека и при этом собирать и использовать его персональные данные — это серьёзное нарушение законодательства. Компанию могут оштрафовать на сумму до 75 000 рублей.

Дополнительные документы для повышения доверия клиентов

Кроме обязательных документов, на сайте можно разместить дополнительную информацию о компании, которая повышает доверие клиентов. Вот список дополнительных документов, повышающих доверие:

1. Публичная оферта. Она представляет собой предложение купить товар на определённых заранее условиях. Размещается в интернет-магазинах.
2. Сертификаты качества и безопасности. Например, ISO, ГОСТ и санитарно-эпидемиологические сертификаты.
3. Контактная информация: номер телефона, электронная почта, аккаунты в соцсетях. Нужна клиентам, чтобы связаться с компанией.
4. Гарантии и условия возврата или обмена товаров. Важны для интернет-магазинов, чтобы клиент мог вернуть неподошедший товар.

Далее мы рассмотрим каждый документ более подробно: зачем он нужен и где размещать на сайте.

Публичная оферта

Публичная оферта нужна, чтобы сделать официальное предложение клиентам купить товар на определённых условиях. Это своего рода правила игры, по которым работает интернет-магазин.

Размещать публичную оферту следует на сайтах всех онлайн-магазинов в открытом доступе, чтобы покупатель мог с ней ознакомиться. Обычно делают отдельный раздел «Оферта» или вкладку в подвале сайта.

Если не опубликовать публичную оферту, то интернет-магазин теряет юридическую силу. В случае спорной ситуации будет непонятно, на каких условиях продаются товары. Это сильно снижает доверие со стороны клиентов.

Поэтому наличие публичной оферты на сайте онлайн-магазина жизненно необходимо. Она задает правила игры для клиентов и юридически обеспечивает продавца.

Сертификаты качества и безопасности

Такие сертификаты (ISO, ГОСТ, санитарные) нужны, чтобы подтвердить, что продукция или услуги компании соответствуют требованиям качества и безопасности. Наличие сертификатов повышает доверие клиентов.

Размещать такие сертификаты желательно на сайтах любых компаний, которые производят или продают товары/услуги. Их можно публиковать в разделе «Сертификаты», выкладывать в новостях или делать отдельный блок на главной странице сайта.

Если не публиковать сертификаты на сайте, то это не нарушение закона. Но отсутствие информации о них может оттолкнуть часть клиентов, поставить под вопрос качество и безопасность товаров или услуг.

Поэтому, чтобы клиенты вам доверяли, рекомендуется размещать сертификаты качества на сайте. Это создаст впечатление надёжной, проверенной компании.

Контактная информация

Контактная информация (телефон, e-mail, адреса, соцсети) нужна клиентам, чтобы связаться с компанией при необходимости. Поэтому её обязательно надо размещать на любом сайте.

Контакты размещают в специальном разделе в верхней или нижней части сайта. Также можно указывать телефон и почту на каждой странице. Чем проще клиентам связаться с компанией — тем лучше.

Если не указать контакты, то клиентам будет сложно связаться и решить какие-то вопросы. Это сильно раздражает и снижает лояльность. К тому же в этом случае будут проблемы при возвратах.

Поэтому контактная информация крайне важна на любом сайте для комфорта клиентов. Она не регулируется законами, но жизненно необходима для бизнеса.

Гарантии и условия возврата товаров

Гарантии и возможность вернуть или обменять товар очень важны для интернет-магазинов. Это дает уверенность покупателям, что при каких-то проблемах с товаром они смогут его вернуть или обменять.

Такие условия обязательно нужно публиковать на сайтах всех интернет-магазинов в специальном разделе. Можно сделать вкладку «Гарантии и возврат» или разместить информацию в разделе «Публичная оферта».

Если интернет-магазин не публикует гарантии и условия возврата, то клиенты относятся к нему с большим недоверием. Ведь непонятно, что делать, если товар окажется бракованным или не подойдёт по размеру. Это существенно снижает конверсию и негативно влияет на репутацию магазина.

Рекомендации по размещению документов

Прежде всего, нужно решить, будет ли на сайте специальный раздел «Документы» или же документы будут размещаться по разным страницам.

Если документов много, лучше создать отдельный раздел. Его оптимально расположить в шапке сайта или в подвале. Название раздела должно быть понятным — «Официальные документы», «Сведения об организации» и т. п.

Внутри раздела документы стоит сгруппировать по темам: разрешительные документы, сертификаты, внутренние положения и т. д. Каждую группу можно выделить подзаголовком или в виде вкладок для удобства навигации.

Если документов для публикации немного, их можно разместить на отдельных страницах сайта. Например, устав — на странице «О компании», сертификаты — на странице с описанием конкретных товаров или услуг.

При любом варианте размещения важно сделать документы максимально доступными для скачивания. Нельзя прятать их в архивы или требовать регистрации для доступа.

Когда нужно обновлять документы

Документы на сайте нужно регулярно обновлять, чтобы они соответствовали текущему статусу и деятельности компании.

Документы желательно проверять и обновлять в следующих случаях:

1. Продление лицензий, сертификатов (один раз в несколько лет).
2. Получение компанией новых лицензий, разрешений.
3. Изменение реквизитов, юридического адреса компании.
4. Изменение цен, условий оплаты и доставки в интернет-магазине.
5. Появление новых контактов, соцсетей.

Если устаревшие данные в документах не обновлять, то клиенты и контролирующие органы могут заподозрить нелегитимность бизнеса. А также возникают проблемы с заключением договоров и взаиморасчетами.

Заключение

Итак, мы рассмотрели, какие основные документы обязательно нужно размещать на сайте компании или индивидуального предпринимателя. К таким относятся: устав, свидетельство ОГРН/ОГРНИП, ИНН, лицензии на особые виды деятельности, политика обработки данных, согласие на обработку данных.

Эти бумаги свидетельствуют о правовом статусе организации или ИП, подтверждают законность ведения бизнеса через интернет. Поэтому их наличие на сайте обязательно для всех.

Также есть ряд дополнительных документов, которые помогают укрепить доверие клиентов и партнеров к компании. К ним относятся: сертификаты качества, гарантии, публичная оферта магазина и прочее. Их размещение необязательно, но крайне желательно.

Таким образом, публикация необходимых документов на сайте — важный фактор для обеспечения открытости, прозрачности и легитимности любого бизнеса в интернете.