Благодаря появлению сервисов и программного обеспечения, владельцы торговых площадок любого уровня могут автоматизировать большинство рутинных задач. Инструменты помогают освободить время для важной работы и сэкономить средства на оплате услуг сотрудников.

В статье расскажем, какие задачи можно автоматизировать, как интегрировать полезные инструменты в бизнес-процессы интернет-магазина и разберём популярные ошибки предпринимателей.

Почему важно автоматизировать процессы

Современную торговую площадку сложно представить без инструментов автоматизации. Если на время избавиться от всех сервисов и плагинов для CMS, которые облегчают стандартные задачи, начнётся катастрофа.

К примеру, если менеджерам перестанут приходить уведомления о заказах в мессенджеры, приходится проверять информацию вручную. С этим не будет проблем, если конверсий всего 5-10 в сутки. А когда цифра увеличивается до 500 или 1 000, только на эту задачу придётся выделить нескольких сотрудников.

Аналогичная проблема возникнет если, к примеру, статусы заказа нужно обновлять вручную. Представим, что платёжный сервис не передаёт информацию в систему автоматически и менеджеры проверяют оплату, обновление трек-кодов и другие системные данные вручную.

При детальном анализе оказывается, что все бизнес-процессы выглядят как простые только когда работают без вмешательства со стороны членов команды. Статусы заказов меняются автоматически и консультанту нужно только уточнить детали, если клиент оставил комментарий в форме.

Описанные выше процессы обычно автоматизированы во всех интернет-магазинах благодаря тому, что системы управления контентом для торговых площадок постоянно развиваются и улучшаются. Поэтому в 2022 году нет смысла переживать об уведомлениях по заказам в Телеграме.

Автоматизация даёт возможность заниматься задачами, где не получится обойтись без ручного труда. Например, искать новые способы вовлечения аудитории и повышать конверсию. Хотя и здесь можно использовать инструменты для более быстрого решения проблемы.

Обычно предприниматели задумываются о том, чтобы оптимизировать часть задач только когда у них начинаются трудности с работой магазина. Например, менеджеры не справляются с нагрузкой, а софт перестаёт работать. Тогда у бизнесменов не остаётся другого выхода кроме как оперативно решать проблемы.

Но лучше сделать это заранее, чтобы не бросать все дела в спешке. Сейчас на рынке много предложений разного характера и большинство стандартных бизнес-процессов можно оптимизировать практически на 100%.

К примеру, если клиент оформил заказ и не заполнил поле комментария, можно автоматически отправлять уведомление с помощью чат-бота и предложить связаться с консультантом, если есть необходимость.

Если пропустить этот шаг и сразу отправить заказ через почтовую службу, могут возникнуть проблемы из-за комплектации и других аспектов. Клиенты иногда забывают о том, что хотели что-то уточнить и весь негатив магазин принимает на себя.

Без автоматизации владельцы коммерческих проектов не смогут постоянно держать ситуацию под контролем и получить гарантию бесперебойной работы. В любой момент появятся проблемы, которые потребуют оперативной реакции и финансовых ресурсов.

Автоматизация позволяет:

• ускорить обработку заказов;
• разгрузить сотрудников;
• оптимизировать бизнес-процессы;
• освободить время для творческих задач;
• повысить эффективность онлайн-продаж;
• создавать «адвокатов бренда»;
• снять возражения.

Иногда инструменты автоматизации не просто показывают, что у магазина качественный сервис, а закрывают реальные проблемы. Например, если после оплаты покупатель не получает уведомление о начале сбора заказа, он начнет нервничать и предпринимать разные шаги.

Например, может отменить заказ или откажется забирать его с почты. В каждом случае магазин получит финансовые и репутационные потери, от которых можно было легко защититься.

Поэтому не стоит игнорировать автоматизацию, лучше внедрить максимальное количество инструментов на старте работы площадки и следить за их работой. Необязательно подключить 10 разных сервисов, обычно хватает 2-3 полезных дополнений.

Сокращение рутинной работы также влияет на быстрое масштабирование торговой площадки. Если большую часть задач выполняют менеджеры, не получится обойтись без повышения нагрузки или привлечения дополнительных кадров.

То есть условно при оплате сервиса стоимостью 10 000 рублей в год можно сэкономить минимум 150-300 тысяч на зарплате одного сотрудника. Эти цифры наглядно демонстрируют преимущества от внедрения инструментов автоматизации.

Не всегда получается заменить члена команды сервисом или программным обеспечением, но снять с него часть нагрузки вполне реально. К примеру, с помощью платформы email-рассылки можно отправлять цепочки писем на основе триггеров, а маркетолог будет готовить контент всего раз в неделю.

Во многих магазинах эффективность торговли сильно хромает и владельцы торговых площадок даже не знают о существовании проблем. Они видят, что коммерческие показатели держатся на одном уровне и продолжают вливать деньги в рекламу.

Важно хотя бы иногда заглядывать внутрь бизнес-процессов и видеть ситуацию целиком. А не просто ориентироваться на ROI, количество возвратов и другие индикаторы состояния коммерческого проекта.

Финансовые показатели ничего не расскажут о состоянии склада, на котором могут быть серьезные проблемы с учётом продукции. И когда он не сможет справиться с резким ростом нагрузки, удержать цифры на прежнем уровне будет сложно.

Без автоматизации тяжело отслеживать остатки и быть в курсе того, каких товаров мало на складе. Очень удобно, когда товароучётный сервис присылает уведомления на основе «умных» триггеров и помогает вовремя заметить проблемы.

Многим предпринимателям кажется, что можно без проблем вести финансовый учёт в Excel и в этом нет ничего плохого. Но как показывает практика, такой подход часто влечёт за собой серьезные финансовые потери и даже полную остановку бизнеса.

К примеру, если не вносить цифры в период праздников и оставить систему работать в состоянии «как есть», у владельца магазина не будет данных о реальном положении дел. И даже резкий рост количества заказов не сможет повлиять на ситуацию.

Очень важно не просто использовать 1-2 инструмента автоматизации, а постоянно следить за положением дел в проекте и находить новые способы повышения эффективности бизнес-процессов. На рынке часто появляются решения, которые легко оставляют позади текущие инструменты.

Если игнорировать автоматизацию и рассчитывать на ручной труд, придётся либо тратить много денег на поддержку системы в работоспособном состоянии, либо отказаться от развития других направлений. Например, может сильно пострадать клиентский опыт, если менеджеры будут 100% времени заняты рутиной.

Важность автоматизации сложно переоценить и в некоторых случаях она помогает магазину быстро восстановиться при возникновении критических ситуаций. Не стоит воспринимать коммерческий проект как идеально работающий механизм и оставлять его без «предохранителя».

Какие задачи можно автоматизировать

Благодаря развитию современных цифровых систем у предпринимателей появляется крутая возможность автоматизировать практически любые задачи, начиная от обработки платежей и до цепочки выполнения заказа.

Например, система может отправлять посылку с минимальным участием консультантов. Она анализирует состав заказа, высылает оповещение в мессенджер и формирует заявку на отгрузку. Сотрудник склада получает готовую накладную и передает посылку курьеру.

Добиться такой автоматизации вполне реально, но на старте интеграции нужно будет приложить много усилий. И не рассчитывать, что система будет работать сама по себе и достаточно нажать несколько кнопок в панели управления.

Также не стоять надеяться, что сервисы и программное обеспечение сделают всю работу за сотрудников. Их внимание тоже понадобится для обработки заказов. Инструменты автоматизации могут многое, но за ситуацией всё равно нужно следить.

Мониторинг цен

Очень важно следить за ценами конкурентов и стоимостью товаров в своем магазине на период проведения акций, а также в обычное время. Например, из-за проблем в CMS может возникнуть проблема с цифрами и пострадает пользовательский опыт.

Есть отдельная категория покупателей, которые специально охотятся за низкими ценами и по закону интернет-магазин обязан продать товар по той цене, которая была указана в чеке или в данном случае — в email-уведомлении.

Мониторинг цен конкурентов даёт возможность отслеживать ситуацию на рынке. К примеру, если главные соперники резко снизят цену многих популярных продуктов, им нужно будет противопоставить свои бонусы.

Обработка заказов

В современном интернет-магазине от менеджера требуется только проверить состав заказа и убедиться, что у клиента нет вопросов по комплектации или способу доставки. Все остальное система сделает автоматически и без ручного вмешательства.

Большинство популярных систем управления контентом закрывают все базовые задачи по обработке заказов, но не будет лишним подключить дополнительные инструменты. Например, можно ещё отправлять уведомления в Viber и Telegram одновременно.

Сервисы, которые предоставляет инструменты для работы с заказами, обычно предлагают много полезных возможностей. В частности, информативные отчеты и полезные советы по повышению эффективности работы магазина.

Поэтому их выгодно использовать и постепенно интегрировать в бизнес-процессы торговой площадки. Если окажется, что сервис или софт не подходят для работы площадки, можно отказаться от них.

Электронный документооборот

При сотрудничестве с маркетплейсами остро встаёт вопрос по оформлению отчётной документации. Нужно регулярно подписывать акты, отправлять их через курьера и решать другие рутинные задачи.

В последние годы многие агрегаторы товаров активно переходят на электронный документооборот (ЭДО) и это позволяет селлерам экономить много времени. Акты формируются автоматически и сторонам остаётся подписать их электронной подписью.

Электронный документооборот важен не только при работе с маркетплейсами, а и для внутренней экосистемы интернет-магазина. К примеру, можно настроить передачу данных о доходе в свою CRM и бухгалтер сможет учитывать информацию при подготовке отчётов.

Отслеживание «здоровья» магазина

Не все владельцы торговых площадок могут расслабиться и заниматься глобальными задачами. Многие предприниматели тратят много времени на базовые процессы и забывают о важных вещах вроде позиционирования магазина.

Сервисы финансового учёта умеют присылать отчёты с важными показателями, которые наглядно демонстрируют текущий уровень развития площадки. Также они могут заранее оповещать о проблемах.

К примеру, если на складе будут заканчиваться товары, сервис складского учёта пришлёт релевантное уведомление. Аналогичным образом работает и софт по финансовому управлению.

Инструменты автоматизации закрывают огромное количество задач и делают так, что сотрудники могут сконцентрироваться на проблемах, которые требуют повышенного внимания и своевременной реакции.

У владельца интернет-магазина есть более глобальные задачи, чем отслеживание запасов на складе. С этим на базовом уровне могут справляться сервисы и сотрудники, которые занимаются вопросами хранения товаров.

Чтобы получить максимум преимуществ от внедрения полезных инструментов в бизнес-процессы интернет-магазина, это нужно сделать на старте развития торговой площадки. Позже может быть сложно перекроить базовую модель.

Этапы автоматизации

Одна из популярных ошибок предпринимателей заключается в том, что они неправильно подходят к процессу интеграции инструментов автоматизации в модель интернет-магазина.

Многие спешат с внедрением и упускают большое количество важных деталей, которые сильно влияют на конечный результат. И в итоге получают совсем не тот уровень автоматизации, который видели в примерах.

Прежде чем добавлять сервис или софт в процессы торговой площадки, важно провести анализ. И выполнять остальные шаги только если есть чёткая уверенность в том, что всё пройдёт гладко.

Этапы автоматизации можно разбить на следующую последовательность шагов:

1. Определить цели. Делать автоматизацию только потому что это модно нет смысла. Надо понять, какие задачи закроют сервисы и на какие аспекты необходимо выделить больше времени.
2. Выбрать ответственных сотрудников. Интеграцию лучше поручить опытному специалисту, который знает как делать подобные задачи.
3. Найти оптимальные инструменты. На рынке большой выбор и есть риск неправильно расставить приоритеты.
4. Составление плана внедрения. Подключить любой сервис можно за пару дней, но он должен работать идеально. Понадобится план с конкретным списком действий.
5. Мониторинг ситуации. Какое-то время нужно следить за тем, чтобы интегрированные инструменты работали в нужном ключе.
6. Оптимизация системы. Даже самый идеальный механизм можно периодически улучшать.

Предприниматели часто допускают ошибки при работе с инструментами автоматизации и обнаруживают их уже тогда, когда они повлияли на эффективность работы магазина.

Важно по максимуму защититься от проблем и минимизировать риски для клиентов. Если проблему заметят слишком поздно, придётся экстренно находить пути решения и они очень часто несут в себе финансовые потери.

Распространённые ошибки предпринимателей в плане автоматизации:

• выбор нерелевантных инструментов;
• фокус на стоимости сервисов;
• переоценка возможностей инструментов;
• игнорирование реальных проблем магазина;
• отсутствие постоянного контроля.

Чтобы получить максимум преимуществ от инструментов автоматизации, необходимо провести большую работу по анализу их возможностей и внедрению в бизнес-процессы торговой площадки. Без этого даже самые полезные сервисы не помогут повысить эффективность бизнеса.